Wenn Systeme nicht miteinander sprechen: Wie eine Middleware den Datenaustausch im Unternehmen vereinfacht

Kundendaten im CRM, Aufträge im ERP, Dokumente in SharePoint und wichtige Informationen in weiteren Anwendungen: In Unternehmen kommen täglich zahlreiche IT-Systeme zum Einsatz. Doch was passiert, wenn diese Systeme nicht miteinander kommunizieren? Häufig beginnt dann ein aufwendiger Prozess aus manueller Datenübertragung, doppelter Datenpflege und unnötigen Arbeitsschritten. Dabei lassen sich viele dieser Prozesse automatisieren – mit einer passenden Middleware.

Viele Systeme, viele Daten – aber kein gemeinsamer Informationsfluss

Die Digitalisierung hat in Unternehmen längst Einzug gehalten. Für nahezu jeden Geschäftsbereich gibt es spezialisierte Softwarelösungen: CRM-Systeme unterstützen den Vertrieb, ERP-Anwendungen steuern betriebliche Abläufe und Dokumentenmanagementsysteme organisieren wichtige Unterlagen.

Jede dieser Anwendungen erfüllt ihren eigenen Zweck. Die Herausforderung entsteht häufig erst dann, wenn Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden müssen.

Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Ein neuer Kunde wird im CRM-System angelegt. Damit die Buchhaltung später eine Rechnung erstellen kann, müssen die Kundendaten auch im ERP-System verfügbar sein. Fehlt eine entsprechende Schnittstelle, werden die Informationen manuell übertragen.

Was zunächst nach einer kleinen Aufgabe klingt, kann sich schnell summieren. Insbesondere dann, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind oder Daten regelmäßig aktualisiert werden müssen.

Die typischen Folgen fehlender Schnittstellen:

• Doppelte Datenpflege: Informationen müssen in mehreren Anwendungen erfasst und aktualisiert werden.
• Erhöhter Zeitaufwand: Mitarbeitende verbringen wertvolle Arbeitszeit mit wiederkehrenden Routineaufgaben.
• Fehleranfälligkeit: Bei der manuellen Übertragung können Tippfehler, fehlende Informationen oder widersprüchliche Datensätze entstehen.
• Veraltete Informationen: Änderungen in einem System werden nicht automatisch in anderen Anwendungen übernommen.
• Unterbrochene Prozesse: Arbeitsabläufe verzögern sich, weil Informationen nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen.

Das Problem liegt also häufig nicht an den einzelnen Softwarelösungen, sondern an den fehlenden Verbindungen zwischen ihnen.

Was ist eine Middleware und wie funktioniert sie?

Genau hier kommt eine sogenannte Middleware ins Spiel.

Eine Middleware ist eine Software, die als vermittelnde Ebene zwischen unterschiedlichen Anwendungen, Datenbanken und IT-Systemen fungiert. Sie ermöglicht den Datenaustausch zwischen Systemen, die ursprünglich nicht für eine direkte Zusammenarbeit entwickelt wurden.

Vereinfacht gesagt: Eine Middleware sorgt dafür, dass unterschiedliche Systeme miteinander sprechen können – auch wenn sie nicht dieselbe Sprache verwenden.

Dafür übernimmt sie je nach Anwendungsfall verschiedene Aufgaben. Sie liest Informationen aus einem Quellsystem aus, verarbeitet sie bei Bedarf und überträgt sie anschließend in das gewünschte Zielsystem.

Das ist besonders wichtig, weil Anwendungen Daten häufig unterschiedlich speichern und strukturieren.

Während ein System Informationen beispielsweise im JSON-Format bereitstellt, erwartet ein anderes möglicherweise eine CSV-Datei oder eine bestimmte Datenbankstruktur. Eine geeignete Middleware kann diese Unterschiede durch entsprechende Datenumwandlungen überbrücken.

Der entscheidende Vorteil: Unternehmen müssen nicht zwangsläufig ihre vorhandenen Anwendungen ersetzen, um einen automatisierten Informationsfluss zu ermöglichen.

Warum sich automatisierte Schnittstellen für Unternehmen lohnen

Die Verbindung unterschiedlicher IT-Systeme ist weit mehr als eine technische Optimierung. Sie kann unmittelbar dazu beitragen, betriebliche Abläufe effizienter zu gestalten.

1. Weniger manuelle Arbeit

Wenn Daten automatisch zwischen Anwendungen übertragen werden, entfallen viele wiederkehrende Arbeitsschritte. Mitarbeitende müssen Informationen nicht mehr mehrfach eingeben oder regelmäßig aus einem System exportieren und in ein anderes importieren.

2. Konsistentere Datenbestände

Automatisierte Synchronisationsprozesse können dazu beitragen, Informationen in unterschiedlichen Anwendungen auf einem einheitlichen Stand zu halten. Voraussetzung dafür sind klar definierte Regeln, beispielsweise welches System bei widersprüchlichen Angaben maßgeblich ist.

3. Schnellere Geschäftsprozesse

Wenn benötigte Informationen rechtzeitig im richtigen System bereitstehen, lassen sich nachgelagerte Arbeitsschritte schneller durchführen. Das kann beispielsweise die Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung oder Kundenbetreuung erleichtern.

4. Bestehende IT-Investitionen besser nutzen

Nicht jede Anwendung muss ersetzt werden, nur weil sie keine direkte Verbindung zu einer anderen Software bietet. Eine Middleware kann vorhandene Systeme integrieren und damit die bestehende IT-Landschaft sinnvoll ergänzen.

5. Mehr Flexibilität bei zukünftigen Veränderungen

Unternehmen entwickeln sich weiter – und mit ihnen ihre IT-Anforderungen. Eine flexibel aufgebaute Integrationslösung erleichtert es, zusätzliche Datenquellen und Anwendungen einzubinden, ohne sämtliche bestehenden Verbindungen neu entwickeln zu müssen.

ezSync: Die Middleware-Lösung von Schneider + Wulf

Mit ezSync bietet Schneider + Wulf eine flexible Middleware- und Schnittstellenlösung, die speziell auf die Anforderungen unterschiedlicher IT-Landschaften zugeschnitten werden kann.

Die Software ermöglicht es, Daten aus lokalen Systemen, Cloud-Diensten, Datenbanken und Anwendungen automatisiert zusammenzuführen, zu verarbeiten und zu synchronisieren.

Dabei ist ezSync nicht auf eine einzige Software oder einen bestimmten Hersteller beschränkt.

Zu den unterstützten Datenquellen und Anwendungen gehören unter anderem:

• SQL- und NoSQL-Datenbanken
• Microsoft SharePoint und OneDrive
• Microsoft Dynamics 365
• SuperOffice CRM
• Sage
• REST-APIs
• ERP-Systeme wie SAP, weclapp und Vertec
• Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare

Ein wesentlicher Bestandteil ist die individuelle Konfiguration der Synchronisationsprozesse. Unternehmen können festlegen, welche Informationen übertragen werden, wie diese verarbeitet werden sollen und in welchen Intervallen der Datenaustausch stattfindet.

Daten nicht nur übertragen, sondern intelligent verarbeiten

Eine Besonderheit von ezSync liegt darin, dass Informationen nicht einfach nur von einem System in ein anderes kopiert werden müssen.

Die Middleware kann Daten während des Synchronisationsprozesses auch transformieren, strukturieren und zusammenführen.

So lassen sich beispielsweise Informationen aus mehreren Datenquellen kombinieren oder unterschiedliche Datenformate für das jeweilige Zielsystem aufbereiten.

Darüber hinaus unterstützt ezSync sogenannte Delta-Abgleiche. Dabei werden Änderungen an Datenbeständen gezielt berücksichtigt, anstatt bei jedem Synchronisationslauf sämtliche Informationen erneut verarbeiten zu müssen.

Das kann die zu übertragende Datenmenge reduzieren und Synchronisationsprozesse effizienter gestalten.

Lokale Systeme und Cloud-Anwendungen verbinden

Viele Unternehmen nutzen heute eine Kombination aus lokal betriebenen Anwendungen und cloudbasierten Diensten.

Mit dem lokalen Runner von ezSync lassen sich auch Ressourcen innerhalb des eigenen Unternehmensnetzwerks in automatisierte Datenprozesse einbinden.

So können lokale Datenbanken und Anwendungen mit Cloud-Diensten und API-basierten Systemen verbunden werden. Die Übertragungswege und Synchronisationsintervalle lassen sich dabei entsprechend den jeweiligen Anforderungen konfigurieren.

Praxisbeispiel: Vom CRM bis zur Rechnungsstellung

Wie eine solche Integration im Unternehmensalltag aussehen kann, zeigt ein typisches Beispiel aus Vertrieb und Buchhaltung.

Ein Unternehmen nutzt ein CRM-System zur Kundenverwaltung und eine separate ERP-Lösung für die Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung.

Ohne automatisierte Schnittstelle müssen neue Kundendaten manuell in das ERP-System übernommen werden. Ändert sich beispielsweise eine Rechnungsadresse, muss diese gegebenenfalls ebenfalls in mehreren Anwendungen angepasst werden.

Mit einer entsprechend eingerichteten Middleware könnte der Prozess folgendermaßen aussehen:

Schritt 1: Ein neuer Kunde wird im CRM-System angelegt.

Schritt 2: Die Middleware erkennt den neuen Datensatz beim nächsten vorgesehenen Abgleich.

Schritt 3: Die relevanten Kundendaten werden ausgelesen und bei Bedarf an die Datenstruktur des ERP-Systems angepasst.

Schritt 4: Die Informationen werden automatisch an das ERP-System übertragen.

Schritt 5: Bei späteren Änderungen können die betroffenen Daten entsprechend der festgelegten Synchronisationsregeln aktualisiert werden.

Das Ergebnis: Weniger manuelle Eingaben, konsistentere Informationen und ein effizienterer Ablauf zwischen Vertrieb und Buchhaltung.

Dieses Beispiel verdeutlicht, wie eine Middleware eingesetzt werden kann. Die konkrete Umsetzung hängt von den vorhandenen Systemen, deren Schnittstellen und den individuellen Geschäftsprozessen ab.

Nicht jede Schnittstelle ist gleich: Worauf Unternehmen achten sollten

Wer seine Systeme miteinander verbinden möchte, sollte nicht ausschließlich die technische Machbarkeit betrachten.

Entscheidend ist auch, wie die Datenflüsse langfristig organisiert werden.

Dabei spielen insbesondere folgende Fragen eine Rolle:

Welche Daten werden tatsächlich benötigt? Nicht jede Information muss zwischen allen Anwendungen ausgetauscht werden. Eine gezielte Auswahl reduziert unnötige Datenbewegungen.

Welches System ist führend? Wenn dieselben Informationen in mehreren Anwendungen bearbeitet werden, muss eindeutig geregelt sein, welche Datenquelle maßgeblich ist.

Wie aktuell müssen die Informationen sein? Während manche Geschäftsprozesse eine nahezu unmittelbare Datenübertragung benötigen, reicht bei anderen ein regelmäßiger Abgleich aus.

Wie werden Fehler behandelt? Eine zuverlässige Integration benötigt nachvollziehbare Abläufe und geeignete Mechanismen, um Übertragungsfehler zu erkennen und zu beheben.

Wie werden Datenschutz und IT-Sicherheit berücksichtigt? Zugriffsrechte, sichere Übertragungswege und die Verarbeitung personenbezogener Daten müssen bereits bei der Konzeption berücksichtigt werden.

Eine erfolgreiche Schnittstellenintegration beginnt deshalb nicht mit der Programmierung, sondern mit einer sorgfältigen Analyse der vorhandenen Systeme und Prozesse.

Der erste Schritt: Bestehende Schnittstellen und Prozesse überprüfen

In vielen Unternehmen haben sich IT-Strukturen über Jahre hinweg entwickelt. Neue Anwendungen wurden eingeführt, bestehende Systeme erweitert und einzelne Arbeitsschritte durch manuelle Lösungen überbrückt.

Dadurch ist nicht immer auf den ersten Blick erkennbar, wo sich Automatisierung besonders lohnt.

Eine strukturierte Betrachtung der vorhandenen Systemlandschaft kann helfen, solche Potenziale aufzudecken.

Wo werden Daten mehrfach erfasst? Welche Informationen müssen regelmäßig zwischen Anwendungen übertragen werden? Und welche manuellen Prozesse ließen sich durch eine passende Schnittstelle vereinfachen?

Genau hier setzt der kostenlose Schnittstellen-Check von Schneider + Wulf an.

Er bietet einen unkomplizierten Einstieg, um sich mit den bestehenden Datenflüssen auseinanderzusetzen und mögliche Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Fazit: Gute Digitalisierung braucht vernetzte Systeme

Moderne Software allein macht Unternehmensprozesse noch nicht automatisch effizient. Entscheidend ist, dass die eingesetzten Anwendungen sinnvoll zusammenarbeiten und Informationen dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden.

Eine Middleware schafft dafür die technische Grundlage. Sie verbindet unterschiedliche Systeme, ermöglicht automatisierte Datenflüsse und hilft dabei, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren.

Mit ezSync bietet Schneider + Wulf eine flexibel konfigurierbare Lösung, die sich an vorhandene IT-Landschaften und individuelle Anforderungen anpassen lässt.

Denn häufig liegt das größte Digitalisierungspotenzial nicht in einer weiteren Anwendung, sondern darin, die bereits vorhandenen Systeme besser miteinander zu verbinden.

Wie gut sprechen Ihre Systeme miteinander?

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