Schatten-KI im Unternehmen: Wissen Sie eigentlich, wo Ihre Daten landen?

Mal eben eine Mail freundlicher formulieren lassen. Die 30-seitige PDF zusammenfassen, für die gerade wirklich niemand Zeit hat. Eine Excel-Formel reparieren. Aus ein paar Stichpunkten einen vernünftigen Text machen.

Hand aufs Herz: KI wird im Arbeitsalltag längst genau so genutzt.

Nicht immer im Rahmen eines großen KI-Projekts. Nicht nach monatelanger Planung. Und vermutlich auch nicht jedes Mal mit einem Anruf bei der IT-Abteilung vorher.

Sondern einfach, weil es praktisch ist.

Und genau an diesem Punkt wird es für Unternehmen interessant. Denn während intern vielleicht noch darüber gesprochen wird, ob und wie man KI künftig einsetzen möchte, haben einige Mitarbeitende diese Entscheidung längst für sich getroffen.

Die viel spannendere Frage ist deshalb: Wissen Sie eigentlich, welche KI-Tools in Ihrem Unternehmen heute schon genutzt werden?

Und noch wichtiger: Wissen Sie, was dort eingegeben wird?

Ein Kundenangebot ist schnell hochgeladen

Stellen wir uns eine ziemlich alltägliche Situation vor.

Ein Mitarbeiter hat ein längeres Dokument vor sich und braucht daraus eigentlich nur die wichtigsten Informationen. Also öffnet er ein KI-Tool und lädt die Datei hoch.

„Fass mir das bitte in fünf Punkten zusammen.“

Zwei Minuten später ist die Arbeit erledigt.

Praktisch? Absolut.

Aber was war das eigentlich für eine Datei?

Eine öffentlich zugängliche Studie? Kein großes Thema. Ein internes Konzept? Schon interessanter. Ein Angebot mit Kundendaten? Eine Kalkulation? Ein Vertrag? Eine Liste mit Namen und Kontaktdaten?

Plötzlich stellt sich eine Frage, die beim schnellen Hochladen wahrscheinlich gar nicht im Vordergrund stand:

Wo sind diese Informationen jetzt eigentlich gelandet?

Genau deshalb lohnt es sich für Unternehmen, sich nicht nur damit zu beschäftigen, ob Mitarbeitende KI verwenden, sondern vor allem wie.

Und schon haben wir Schatten-KI

Wenn Mitarbeitende KI-Anwendungen für ihre Arbeit verwenden, die im Unternehmen nicht offiziell eingeführt oder freigegeben wurden, spricht man von Schatten-KI.

Das klingt erst einmal ziemlich dramatisch.

In der Realität beginnt Schatten-KI aber oft völlig unspektakulär.

Jemand hat privat gute Erfahrungen mit einem KI-Tool gemacht und nutzt es irgendwann auch für die Arbeit. Eine Kollegin kennt ein praktisches Übersetzungstool. Ein anderer Mitarbeiter erstellt sich einen kostenlosen Account bei einem neuen Chatbot, weil dieser bei einer bestimmten Aufgabe erstaunlich gut funktioniert.

Dahinter steckt in den seltensten Fällen die Absicht, irgendwelche IT-Regeln zu umgehen.

Die Leute wollen schlicht ihre Arbeit erledigen.

Und wenn ein Werkzeug ihnen dabei zehn, zwanzig oder dreißig Minuten spart, dann wird es benutzt.

Das eigentliche Problem entsteht, wenn das Unternehmen davon nichts weiß.

Können Sie sagen, welche KI-Tools Ihre Kollegen gerade geöffnet haben?

Genau diese Frage finden wir spannend.

Vielleicht gibt es bei Ihnen bereits ein offiziell freigegebenes KI-Tool. Vielleicht existiert sogar eine interne KI-Richtlinie.

Aber bedeutet das automatisch, dass daneben nichts anderes genutzt wird?

Was passiert beispielsweise, wenn das freigegebene Tool eine bestimmte Aufgabe nicht besonders gut löst? Wenn jemand privat lieber eine andere KI verwendet? Oder wenn ein neues Tool auftaucht, von dem die IT noch nie gehört hat, das aber innerhalb weniger Wochen in mehreren Abteilungen genutzt wird?

Und wissen alle Mitarbeitenden wirklich, welche Informationen sie dort eingeben dürfen?

Wir möchten deshalb genauer wissen, wie es aktuell in Unternehmen tatsächlich aussieht – nicht auf dem Papier, sondern im Arbeitsalltag.

Welche KI-Tools werden genutzt? Was beschäftigt die Menschen beim Thema KI? Wo herrscht Unsicherheit? Und wie viel Überblick haben Unternehmen über die KI-Nutzung ihrer Mitarbeitenden wirklich?

Dazu haben wir eine kurze Umfrage erstellt.

→ Jetzt an unserer KI-Umfrage teilnehmen

Uns interessiert dabei ausdrücklich nicht nur, was bereits gut funktioniert. Gerade die offenen Fragen und die Stellen, an denen Unternehmen momentan noch sagen „Da sind wir selbst noch nicht ganz sicher“, sind für uns spannend.

Einfach alles verbieten? Wahrscheinlich keine besonders gute Lösung

Natürlich könnte die Reaktion auf Schatten-KI lauten: Dann dürfen eben nur noch die von der IT freigegebenen Anwendungen genutzt werden.

Auf dem Papier wäre das Problem damit schnell erledigt.

Im Arbeitsalltag eher nicht.

Denn der Grund, warum Mitarbeitende KI einsetzen, verschwindet durch ein Verbot nicht. Die Zusammenfassung des langen Dokuments wird trotzdem gebraucht. Die Excel-Formel funktioniert immer noch nicht. Und die Mail muss immer noch raus.

Schatten-KI ist deshalb auch ein ziemlich guter Hinweis darauf, wo Mitarbeitende sich Unterstützung wünschen.

Statt ausschließlich darüber nachzudenken, welche Tools man verbieten sollte, lohnt sich also eine andere Frage:

Was müssten wir unseren Mitarbeitenden anbieten, damit sie gar nicht erst auf irgendwelche eigenen Lösungen ausweichen müssen?

Genau darüber haben wir uns bei Schneider + Wulf auch Gedanken gemacht

Denn am Ende bringt es wenig, Mitarbeitenden zu sagen: „Nutzt KI – aber bitte nicht diese, diese, diese und diese Anwendung.“

Genauso wenig praktikabel ist es, für jeden Anwendungsfall einen weiteren Account anzulegen.

Deshalb setzen wir bei Schneider + Wulf mit ezKI auf einen anderen Ansatz: verschiedene KI-Modelle, aber ein zentraler Zugang für das Unternehmen.

Mitarbeitende können damit unterschiedliche KI-Modelle und Assistenten nutzen, ohne sich dafür quer durchs Internet eigene Accounts zusammensuchen zu müssen. Gleichzeitig behält das Unternehmen die Verwaltung der Zugänge und eingesetzten Modelle an einer zentralen Stelle.

Dazu kommen Punkte, die spätestens dann wichtig werden, wenn nicht mehr nur Kochrezepte und Geburtstagsgrüße gepromptet werden: unter anderem EU-Hosting und klare Regelungen zum Umgang mit den eingegebenen Daten.

→ Mehr über ezKI erfahren

Für uns ist dabei allerdings ein Punkt besonders wichtig: Mit der Technik allein ist das Thema nicht erledigt.

„Das darfst du nicht in die KI eingeben“ funktioniert nur, wenn alle wissen, warum

Eine sichere KI-Plattform kann vieles lösen. Sie kann aber nicht für Mitarbeitende entscheiden, welche Informationen sinnvollerweise in einen Prompt gehören.

Deshalb gehört für uns zum Thema KI immer auch die Frage, wie gut die Menschen im Unternehmen eigentlich darauf vorbereitet sind.

Wissen sie, was mit ihren Eingaben passiert? Können sie einschätzen, welche Daten sensibel sind? Wissen sie, bei welchen Ergebnissen sie lieber noch einmal genauer hinschauen sollten?

Und wissen sie vor allem, wofür sie KI in ihrem eigenen Arbeitsalltag sinnvoll einsetzen können?

Denn am Ende soll niemand einen Chatbot benutzen, nur weil gerade überall über KI gesprochen wird.

Er soll Arbeit abnehmen.

Vielleicht lohnt sich heute einfach mal eine kleine Bestandsaufnahme

Sie müssen dafür nicht direkt eine große KI-Strategie ausarbeiten.

Gehen Sie gedanklich einfach einmal durch Ihr Unternehmen.

Was nutzt das Marketing? Was nutzt der Vertrieb? Hat jemand in der Buchhaltung ein KI-Tool entdeckt? Welche Accounts wurden vielleicht privat angelegt? Werden Dokumente hochgeladen? Gibt es Regeln dafür? Und kennen die Mitarbeitenden diese Regeln überhaupt?

Vielleicht lautet die Antwort: Wir haben das ziemlich gut im Blick.

Vielleicht lautet sie aber auch: So genau wissen wir das eigentlich gar nicht.

Und genau diese zweite Antwort dürfte momentan in einigen Unternehmen ehrlicher sein als jede perfekt formulierte KI-Strategie.

Denn KI kommt nicht irgendwann in den Arbeitsalltag.

Sie ist längst da.

Die Frage ist nur, ob Sie wissen, wo.