KI im Unternehmen verbieten? Viel Erfolg.

Warum klare Regeln allein Schatten-KI nicht verhindern – und was Mitarbeitende stattdessen brauchen

„Bitte verwenden Sie für Unternehmensdaten ausschließlich die von der IT freigegebenen Anwendungen.“

Die Rundmail ist raus. Der Hinweis steht vielleicht sogar in der KI-Richtlinie. Alle sind informiert.

Thema erledigt?

Wahrscheinlich nicht.

Denn zwei Stunden später sitzt irgendwo im Unternehmen jemand vor einer Excel-Tabelle, versteht eine Formel nicht und weiß ziemlich genau, welches KI-Tool ihm innerhalb von 30 Sekunden helfen könnte.

Also Browser auf, Frage eingeben, Problem gelöst.

Nicht, weil jemand bewusst eine Sicherheitsrichtlinie umgehen möchte. Sondern weil die Arbeit erledigt werden muss.

Und genau hier zeigt sich ein Problem, das viele Unternehmen gerade beschäftigt: KI lässt sich nicht allein durch Verbote steuern.

Schatten-KI beginnt meistens ziemlich unspektakulär

In unserem ersten Beitrag zum Thema Schatten-KI haben wir darüber gesprochen, dass Unternehmen teilweise gar nicht genau wissen, welche KI-Tools ihre Mitarbeitenden tatsächlich verwenden.

Dabei muss es gar nicht um besonders spektakuläre Anwendungen gehen.

Ein Text soll besser klingen. Ein Protokoll ist viel zu lang. Für eine Präsentation fehlen Ideen. Eine Tabelle soll ausgewertet werden. Ein fremdsprachiges Dokument muss übersetzt werden.

Früher hätte man vielleicht einen Kollegen gefragt, länger recherchiert oder sich irgendwie selbst durchgebissen.

Heute liegt der Gedanke nahe:

„Ich frag kurz die KI.“

Und genau dieses „kurz“ macht den Unterschied.

Der Zugang zu KI ist so einfach geworden, dass die Entscheidung für ein Tool häufig gar nicht mehr wie eine IT-Entscheidung wirkt. Niemand beantragt erst eine neue Software, wartet auf die Installation und bekommt eine Einweisung.

Der Browser ist ohnehin offen.

Warum nutzen Mitarbeitende überhaupt nicht freigegebene KI?

Diese Frage lohnt sich.

Denn wenn in einem Unternehmen Schatten-KI auftaucht, könnte die erste Reaktion natürlich sein:

„Unsere Leute halten sich nicht an die Vorgaben.“

Man kann aber auch anders darauf schauen:

„Offenbar fehlt ihnen etwas.“

Vielleicht gibt es noch gar keine freigegebene KI-Lösung.

Vielleicht gibt es eine, aber sie kann bestimmte Aufgaben nicht gut genug lösen.

Vielleicht wissen Mitarbeitende schlicht nicht, welche Tools erlaubt sind.

Oder die vorhandene Lösung ist so umständlich, dass der kostenlose Chatbot im Browser die deutlich einfachere Alternative ist.

Schatten-KI kann deshalb auch ein ziemlich guter Hinweis darauf sein, wo im Arbeitsalltag echter Bedarf besteht.

Wenn Mitarbeitende freiwillig nach Werkzeugen suchen, die ihnen Arbeit abnehmen, ist das zunächst einmal nichts Schlechtes.

Für Unternehmen wird es erst dann schwierig, wenn dabei niemand mehr den Überblick hat, welche Anwendungen verwendet werden und welche Daten dort landen.

„Dann verbieten wir ChatGPT eben.“

Kann man machen.

Nur verschwindet dadurch weder die Excel-Tabelle noch das 40-seitige Dokument, das bis zum nächsten Meeting gelesen werden muss.

Und der Mitarbeiter hat auch nicht plötzlich mehr Zeit für die Aufgabe, nur weil sein bevorzugtes KI-Tool nicht erlaubt ist.

Ein Verbot kann aus guten Gründen notwendig sein – beispielsweise wenn Anwendungen die Anforderungen eines Unternehmens an Datenschutz oder Informationssicherheit nicht erfüllen.

Ein Verbot beantwortet aber noch nicht die Frage, was Mitarbeitende stattdessen nutzen sollen.

Und genau das ist der entscheidende Punkt.

Wer verhindern möchte, dass Mitarbeiter auf eigene Faust irgendwelche KI-Tools verwenden, muss ihnen eine Alternative anbieten, die im Alltag auch tatsächlich funktioniert.

Eine sichere KI bringt wenig, wenn niemand sie benutzen möchte

Stellen wir uns vor, ein Unternehmen führt eine offiziell freigegebene KI-Lösung ein.

Datenschutz geprüft. IT zufrieden. Zugänge eingerichtet.

Eigentlich perfekt.

Nur ist die Anwendung kompliziert, langsam oder kann genau die Dinge nicht, für die die Mitarbeiter bisher andere KI-Tools verwendet haben.

Was passiert?

Im besten Fall ärgern sich alle ein bisschen.

Im schlechteren Fall öffnet jemand wieder den anderen Browser-Tab.

Deshalb reicht die Frage „Ist die Lösung sicher?“ allein nicht aus.

Unternehmen sollten genauso fragen:

„Ist sie gut genug, dass unsere Mitarbeitenden sie freiwillig nutzen?“

Das klingt banal, wird aber schnell vergessen.

Eine Unternehmens-KI muss nicht nur den Anforderungen von IT und Datenschutz entsprechen. Sie muss auch für die Menschen funktionieren, die morgens damit arbeiten sollen.

Und welche KI soll man dann nehmen?

Auch darauf gibt es nicht unbedingt die eine Antwort.

Denn „KI“ ist längst nicht mehr gleichbedeutend mit einem einzigen Chatbot.

Unterschiedliche KI-Modelle haben unterschiedliche Stärken. Das eine eignet sich vielleicht besonders gut für Texte, ein anderes für Recherche, Programmierung oder komplexe Analysen. Und ein halbes Jahr später kann die Situation schon wieder anders aussehen.

Für Unternehmen entsteht dadurch das nächste Problem:

Muss jetzt für jedes interessante KI-Modell ein eigener Account angelegt werden?

Genau darüber haben wir uns bei Schneider + Wulf ebenfalls Gedanken gemacht.

Mit ezKI setzen wir deshalb auf einen zentralen Zugang, über den Mitarbeitende verschiedene KI-Modelle und Assistenten innerhalb einer gemeinsamen Umgebung nutzen können.

Die Idee dahinter ist ziemlich simpel: Die Mitarbeitenden sollen Auswahl haben, während das Unternehmen nicht bei jedem neuen KI-Modell wieder bei null anfangen muss.

Zugänge und Modelle können zentral verwaltet werden. Gleichzeitig spielen Themen wie EU-Hosting und der kontrollierte Umgang mit Unternehmensdaten eine zentrale Rolle.

→ Mehr über ezKI erfahren

Dabei ist uns allerdings wichtig: Auch die passende Plattform löst nicht alles.

Eine KI-Richtlinie, die niemand versteht, hilft auch nicht weiter

Technik ist nur eine Hälfte der Geschichte.

Die andere sitzt vor dem Bildschirm.

Denn selbst in einer kontrollierten Umgebung müssen Mitarbeitende einschätzen können, was sie mit einer KI machen können und wo Vorsicht angebracht ist.

Und dafür reicht ein Dokument mit 27 Regeln im Intranet meistens nicht.

Viel hilfreicher sind klare Antworten auf ganz praktische Fragen:

Darf ich ein Kundenangebot hochladen? Was ist mit personenbezogenen Daten? Kann ich mir eine E-Mail zusammenfassen lassen? Darf ich KI-generierten Code einfach übernehmen? Muss ich KI-Ergebnisse kontrollieren? Wen frage ich, wenn ich mir unsicher bin?

Je konkreter diese Fragen beantwortet werden, desto einfacher wird der Umgang mit KI.

Schulungen sollten deshalb nicht nur erklären, was ein Large Language Model ist oder wie ein guter Prompt aufgebaut wird.

Sie sollten vor allem dabei helfen, KI vernünftig in den eigenen Arbeitsalltag einzubauen.

Vielleicht sollte die IT nicht zuerst fragen: „Was müssen wir sperren?“

Sondern:

„Wofür benutzt ihr KI eigentlich?“

Die Antworten darauf dürften deutlich interessanter sein.

Vielleicht schreibt der Vertrieb damit Angebote um. Das Marketing sucht Ideen. Die Entwicklung lässt Code erklären. Jemand im Einkauf vergleicht lange Dokumente. Und ein Kollege hat einen Anwendungsfall gefunden, auf den vorher schlicht niemand gekommen wäre.

Wer diese Nutzung kennt, kann viel gezielter entscheiden, welche Werkzeuge, Regeln und Schulungen tatsächlich gebraucht werden.

Und nebenbei entsteht aus Schatten-KI plötzlich noch etwas anderes:

eine ziemlich gute Sammlung möglicher KI-Anwendungsfälle im eigenen Unternehmen.

Wie sieht es bei Ihnen aus?

Genau das möchten wir aktuell besser verstehen.

Welche KI-Tools werden in Unternehmen bereits eingesetzt? Gibt es klare Vorgaben? Wissen IT und Geschäftsführung, was tatsächlich genutzt wird? Und was müsste eine KI-Lösung können, damit Mitarbeitende sie im Alltag auch wirklich verwenden?

Dazu haben wir eine kurze Umfrage erstellt.

→ An unserer kurzen KI-Umfrage teilnehmen

Uns interessiert dabei ausdrücklich nicht nur, was bereits perfekt funktioniert. Ganz im Gegenteil: Gerade die offenen Fragen, Unsicherheiten und pragmatischen Lösungen aus dem Arbeitsalltag sind spannend.

KI wird nicht genutzt, weil sie in der Strategie steht

Sie wird genutzt, wenn sie ein Problem löst.

Genau deshalb dürfte es für Unternehmen auf Dauer schwierig werden, KI ausschließlich über Verbote zu steuern.

Wer Schatten-KI reduzieren möchte, sollte nicht nur Grenzen setzen. Mitarbeitende brauchen eine Alternative, die sicher genug für das Unternehmen und gleichzeitig gut genug für ihren Arbeitsalltag ist.

Dazu gehören klare Regeln. Schulungen. Ein Verständnis dafür, welche Daten wohin gehören. Und natürlich die passende technische Umgebung.

Aber vielleicht beginnt der wichtigste Schritt noch etwas früher.

Nicht mit der Frage:

„Welche KI wollen wir unseren Mitarbeitenden erlauben?“

Sondern mit:

„Was brauchen unsere Mitarbeitenden eigentlich?“

Denn wer darauf eine gute Antwort findet, muss sich um den heimlich geöffneten zweiten Browser-Tab vielleicht deutlich weniger Gedanken machen.